Петербургский государственный университет путей сообщения Императора Александра I ПГУПС
Учебные подразделения

Факультеты

Институты и центры

Филиалы

Администрация

Управления

Подразделения

Отдел документационного обеспечения управления

Начальник отдела

Мазепа Елена  Анатолиевна
Мазепа Елена Анатолиевна
Должность:
Начальник
Контакты:
(812) 570-77-01
Контакты
ZG91QHBndXBzLnJ1
(812) 457-86-28
(812) 570-77-01
(812) 315-26-21
190031, Россия, г. Санкт-Петербург, Московский пр., д. 9
Время работы:
Понедельник-Четверг: 09.00 – 17.30, обед: 12.00 – 13.00,
часы для работы с документами: 13.00 – 14.00
Пятница: 09.00 – 16.30, обед: 12.00 – 13.00,
часы для работы с документами: 13.00 – 14.00

Кузьмина Вера Николаевна
Кузьмина Вера Николаевна
Должность:
Документовед - Отдел документационного обеспечения управления
Лебедева Ольга Викторовна
Лебедева Ольга Викторовна
Должность:
Инспектор по контролю за исполнением поручений - Отдел документационного обеспечения управления
Удальцова Анна Борисовна
Удальцова Анна Борисовна
Должность:
Инспектор по контролю за исполнением поручений - Отдел документационного обеспечения управления

Отдел документационного обеспечения управления (отдел ДОУ) является подразделением Службы управления персоналом ФГБОУ ВО ПГУПС.

В соответствии с СМК РД 09.49-2022 «Положение о Службе управления персоналом» реализации задач, возложенных на Службу управления персоналом, обеспечивается выполнением отделом документационного обеспечения управления следующих функций:

  • Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства Университета, в том числе с использованием единой автоматизированной информационной системы управления университетским комплексом;
  • Обеспечение единого порядка документирования, организации документооборота, учётно-регистрационной работы, оперативного хранения и подготовки документов к передаче в архивный отдел в соответствии с действующими нормативами;
  • Разработка (актуализация) и внедрение Инструкции по делопроизводству в Университете, нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления, регламентирующих процессы делопроизводства в Университете. Контроль соблюдения установленного порядка работы с документами;
  • Оптимизация документооборота и сокращение количества форм и объема документов, образующихся в деятельности Университета. Определение порядка прохождения и обработки документов, сокращающего объем документооборота. Подготовка к автоматизации процессов делопроизводства в Университете, разработка и внедрение новых маршрутов в системе электронного документооборота;
  • Ведение реестра типовых процессов, по которым действует ускоренный порядок подготовки документации и справок;
  • Экспедиционная обработка, приём, учет, регистрация поступающей, отправляемой корреспонденции и организационно-распорядительных документов, организация своевременного рассмотрения поступивших документов, доведение их до исполнителей, хранение и информационно-справочная работа по ним;
  • Согласование номенклатур дел структурных подразделений, формирование сводной номенклатуры дел Университета;
  • Организационно-методическое руководство и контроль ведения делопроизводства в структурных подразделениях Университета в пределах предоставленных полномочий;
  • Информационное, документационное, организационное обеспечение деятельности руководителей Университета (ректор, проректоры);
  • Подготовка и передача на хранение законченных делопроизводством документов в архивный отдел Службы управления персоналом;
  • Участие в разработке и согласование графической схемы организационной структуры Университета;
  • Организация делопроизводства по обращениям граждан, в том числе работников и обучающихся Университета;
  • Взаимодействие с директорами филиалов и руководителями структурных подразделений в установлении порядка документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, в том числе с документами с грифом «Для служебного пользования»;
  • Проверка правильности оформления и согласование проектов распорядительных документов;
  • Разработка макетов и изготовление установленным порядком гербовых печатей Университета, печатей и штампов отдела ДОУ;
  • Постановка гербовой печати Университета на документах для заверения подписей ректора, проректоров, начальника Службы управления персоналом и других должностных лиц, которым доверенностью или приказом ректора предоставлены соответствующие полномочия;
  • Осуществление приема и отправки документов посредством системы электронного взаимодействия с Федеральным агентством железнодорожного транспорта и другими органами власти и организациями;
  • Подготовка проектов распоряжений «О направлении работника в командировку» в модуле «Кадры» единой автоматизированной информационной системы управления университетским комплексом, учет работников, прибывающих в командировку в Университет;
  • Разработка макетов бланков документов Университета, унифицированных форм документов, в том числе для использования в системе электронного документооборота;
  • Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе ДОУ, участие в работе экспертной комиссии Университета;
  • Организация заключения договора с АО «Почта России» на оказание услуг почтовой связи;
  • Соблюдение требований по защите персональных данных работников и обучающихся.

Внимание! Вся корреспонденция, доставляемая в Университет следующими способами:

  • электронной почтой;
  • по факсу;
  • курьерской доставкой от организаций;
  • частным порядком от граждан.

Документы, поступающие в Университет в нерабочее время и в выходные дни, не принимаются.

Образцы форм документов из Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Петербургский государственный университет путей сообщения Императора Александра I: